Pašto siuntų registravimo ir klientų informavimo sistemos tyrimas

Šiandieninis verslo pasaulis nebeįsivaizduojamas be dokumentų, siuntinių ir įvairių krovinių gabenimo tiek vienos šalies viduje, tiek kelių valstybių teritorijoje. Įmonės bei verslo organizacijos, siekdamos sutelkti visą dėmesį pagrindiniam verslui plėtoti ir vystyti, dažnai patiki siuntinių ir krovinių transportavimą pašto siuntinių gabenimo ir logistikos kompanijoms, kurių teikiamos paslaugos apima jų pristatymą „nuo durų iki durų”. Minėtų kompanijų klietai, norintys išsiųsti krovinį, suinteresuoti ne tik tuo, kad siunta būtų operatyviai, saugiai ir sėkmingai pristatyta gavėjui, bet ir kur ir kada tam tikru momentu yra jų krovinys, ar neatsitiko nenumatytų trikdžių bei kada jis bus pristatytas gavėjui.

Pagrindinis šio darbo tikslas – naudojantis naujausiomis kompiuterinėmis ir telekomunikacinėmis technologijomis sukurti modernią kompiuterinę sistemą, kuri leistų įmonei, užsiimančiai pašto siuntų gabenimu, fiksuoti siunčiamų krovinių lokacijos vietą ir laiką, kartu sudarant galimybę klientui žinoti, kur yra jo siunčiama siunta ir kada ji buvo įteikta gavėjui.

Pagrindiniai šio darbo uždaviniai:

  • išanalizuoti esamą situacij ą pašto siuntų gabenimo kompanij ose;
  • suprojektuoti sistemą leidžiančią realizuoti siuntų sekimo ir klientų informavimo galimybes.

Šiuo metu visuotinės paieškos sistemos, tokios kaip turi DHL, UPS, TNT ir kitos pasaulinės kompanijos, Lietuvos pašto EMS (Express Mail Service) paslauga neturi. Tarptautinio greitojo pašto (EMS) paslaugos – tai pašto siuntų surinkimo, paskirstymo, vežimo ir pasirašytino įteikimo gavėjams užsienyje per pasiuntinį paslaugos, turinčios pirmenybę prieš kitas pašto paslaugas. Siuntos siunčiamos daugiau kaip į 100 šalių.Vidutinė siuntų vežimo į gavimo šalį trukmė – dvi -šešios darbo dienos. Jeigu siuntėjas pageidauja, pasiuntinys atvyksta paimti siuntą.

EMS paslaugą teikia kiekvienos šalies pašto administracija, todėl pagal galimybes EMS paieškos sistema egzistuoja tik šalies viduje, o siuntų įteikimo duomenys talpinami šalies tiklalapyje. Tokių sistemų pavyzdžiai JAV – www.usps.com, Vokietijoje -www.postexpress.com, Didžiojoje Britanijoje – www.parcelforce.com bei dar kitų. Lietuvos paštas turi savo vidinę duomenų apie įteiktas EMS siuntas bazę, tačiau kol kas šių duomenų į internetą neperduoda. Tai numatyta daryti nuo šių metų. Joje bus pagal siuntos numerį pateikiami įteikimo duomenys (gavėjo vardas, pavardė, įteikimo data ir laikas) su tam tikra istorija, t.y. kada siunta gauta Lietuvoje, kada bandyta pristatyti gavėjui. Be to, nėra galimybės užsisakyti paslaugą, kuri leistų pašto darbuotojui tiesiogiai informuoti siuntėją kada siunta buvo įteikta gavėjui.

Kuriamos programinės įrangos pagalba klientas, siųsdamas siuntą paštu, žinos, kur tam tikru laiko momentu yra jo siunta, ar pristatymo procesas vyksta sklandžiai ir ar laiku siunta buvo pristatyta gavėjui. Svarbu pažymėti tai, kad ši sistema taip pat leis automatiškai išsiųsti minętą su siunta susijusią informaciją į kliento mobilųjį telefoną ar elektroninį paštą. Taigi klientas visada „online” režimu gaus informaciją apie siunčiamą krovinį.

Kuriama sistema reikalinga dėl šių priežasčių:

  • siunčiant siuntą svarbu žinoti, ar ji laiku pasieks gavėją,
  • klientas nori žinoti, kur yra jo krovinys ir kada jis buvo įteiktas gavėjui,
  • pašto įmonės darbuotojas turės informaciją apie tai, ar siuntos pristatymas gavėjui įvyks laiku,
  • galimybė informuoti klientą mobiliuoju telefonu arba elektroniniu paštu apie siuntinio pristatymą gavėjui.

Sistemos funkcijos

Kuriama sistema atliks tokias funkcijas:

  • leis klientui atlikti užsakymus internete,
  • formuos įmonės darbuotojo užklausas tenkinančias ataskaitas,
  • leis užduoti laiko intervalą, pagal kurį bus tikrinami duomenys apie siuntas,
  • išsiųs pranešimą į kliento mobilųjį telefoną arba elektroninį paštą,
  • atnaujins duomenis apie siunčiamas siuntas,
  • užfiksuos siuntos pristatymo gavėjui vėlavimus arba nukrypimus nuo sudaryto tvarkaraščio,
  • kaups istorinius duomenis apie siuntų statistinius duomenis,
  • atsispausdins sugeneruotas ataskaitas pagal vartotojo sukurtas užklausas.

2.2. SISTEMOS VEIKIMO PRINCIPAI

Pirmiausia, siuntos gabenimas prasideda nuo kliento užsakymo priėmimo. Užsakymo priėmimas:

Klientas, norėdamas pateikti užsakymą, tai gali padaryti keliais būdais:

  • naudodamasis internetu: apsilankyti įmonės tinklapyje internete ir jame užpildyti užsakymo formą,
  • išsikviesti įmonės kurjerį,
  • atvykti į įmonės ofisą.

Pirmiesiems dviem atvejams bendra yra tai, kad klientas iškviečia siuntą gabensiančios įmonės kurjerį, kuris pasiima siuntą.

Registruojant užsakymą, į duomenų bazę suvedami tokie duomenys:

  • siuntėjo kontaktiniai duomenys – vardas, pavardė, adresas, telefonas,
  • siunčiamos siuntos duomenys – ilgis, plotis, aukštis, svoris (šie parametrai priklauso nuo siuntinio tipo),
  • siuntimo prioritetas ir transporto rūšis,
  • gavėjo duomenys – vardas, pavardė, adresas, telefonas,
  • siuntos pristatymo laikas.

Suvedus šiuos duomenis, klientui suteikiamas siuntos unikalus identifikacinis numeris ID, pagal kurį jis gali sekti siuntą t. y. žinoti jos buvimo vietą bet kuriuo laiku. Klientas tai gali padaryti padaryti bet kurioje vietoje, bet kuriuo laiku savo nešiojamo kompiuterio arba mobiliojo telefono pagalba tokias būdais:

  • Internetu

Prisijungus prie įmonės tinklapio internete ir suvedus savo siuntos ID galima matyti siuntos lokacijos vietą. Lokacijos informacijos dalys:

  1. identifikacija (siuntos ID),
  2. vieta,
  3. laikas (vietos nustatymo),
  4. informacija apie siuntos būklę.
  • E- Sekimas

Informacijos gavimas elektroniniu paštu – išsiuntus siuntos identifikacinį numerį numerį kelių minučių laikotarpiu gaunamas atsakymas su siuntos kelionės aprašu.

SMS sekimas

Mobiliojo telefono pagalba gavimas naujausių žinių apie atskiros siuntos judėjimą. Atsakymas gaunamas ne vėliau kaip per 60 sekundžių. Gaunamos informacijos pobūdis – siuntos identifikavimas, buvimo vieta bei jos nustatymo laikas. Vienu metu galima tikrinti iki 10 siuntinių.

WAP paslauga

Ypač skubios paslaugos – skubus garantuotas pristatymas Lietuvoje ir visame pasaulyje be jokių apribojimų. Tai greičiausios ir patikimiausios skubaus pervežimo paslaugos – siunta bus nugabenta į bet kurią pasaulio vietą kliento pageidaujamu laiku.

Šios paslaugos yra dvejopos:

  • išskirtinės paslaugos – kai siuntos gabenamos individualiu transportu,
  • specialiosios paslaugos – kai siuntų gabenimui yra naudojami pačios krovinių gabenimo kompanijos arba partnerių transporto tinklai.

Krovinių gabenimo paslaugos – lankstus krovinio pristatymas į bet kurią pasaulio vietą oro, sausumos ar vandens transportu. Šios gabenimo paslaugos skirtos didelių gabaritų, sunkių ir tiesiog neįprastų krovinių pristatymui į bet kurią pasaulio vietą.

Atsižvelgiant į transporto, kuriuo gabenamas krovinys, rūšis, galimi tokie pasirinkimo variantai:

  • oro transportas,
  • sausumos transportas,
  • vandens transportas.

Specialios priežiūros paslaugos – ypač atsargus ir saugus krovinių gabenimas, skirtas trapiems ir pavojingiems kroviniams, kuriems reikalingos specialios pakavimo medžiagos bei tinkamai paruoštos transporto priemonės (pavyzdžiui, medicinos įranga, moderniosios technologijos, automobilių ar drabužių pramonės gaminiai). Šios paslaugos tinka tais atvejais, kai reikia pervežti labai vertingus daiktus ir užtikrinti ypatingą saugumą gabenant siuntą.

Galimi pasirinkimo variantai:

  • pavojingi kroviniai,
  • skubios klinikinės siuntos,
  • saugus transportavimas.

Sandėliavimo, saugojimo ir paskirstymo paslaugos – jei klientas pageidauja, kad prekės būtų kuo arčiau jo klientų. Galimybė klientui patogioje vietoje saugoti prekių atsargas ir laiku jas paskirstyti – tai efektyvus, greitas ir lankstus verslo sprendimas, užtikrinantis klientų poreikių patenkinimą.

Galimi pasirinkimo variantai:

  • prekės pristatymas rinkoje (First to markei),
  • aptarnavimas po pardavimo (After Sales Express),
  • išskirtinis transportas (TechnoCourier),
  • pristatymas remontui ir grąžinimas (Repair and Return).

2.3. POSISTEMIŲ, SUDARANČIŲ VISĄ SISTEMĄ,

TYRIMAS

Projektuojama sistema sudaryta iš kelių ją sudarančių posistemių. Kartu visos posistemės sudaro bendrą sistemą, kuri apima visus siuntos keliavimo etapus – siuntos užsakymo priėmimas, jų apdorojimas, transporto valdymas, geriausio maršruto parinkimas, išimčių fiksavimas, siuntų sekimas, sandėlių valdymas.

Užsakymu valdymo sistema

Ši posistemė registruoja visus užsakymus, tame tarpe ir pateiktus per internetą. Užsakymų valdymo sistema suseka vežėjo arba gavėjo užsakymo numerį visoje tiekimo sistemoje.

Transporto valdymo sistema

Transporto valdymo sistema leidžia pradėti darbą nuo transporto priemonių planavimo ir išvykimo tvarkaraščių sudarymo, taip pat įgalina valdyti ir sekti siuntų gabenimą visoje tiekimo sistemoje.

Pranešimai apie išimtis

Pranešimai apie išimtis nurodo, kurioje tiekimo sistemos vietoje ir kada įvyko nukrypimai nuo grafiko, ir siunčia perspėjimus klientams.

Siuntu sekimas

Siuntų sekimo sistema tikrina ir registruoja visus svarbiausius įvykius, įvykstančius gabenant siuntą visoje tiekimo sistemoje.

Sandėliu valdymo sistema

Sandėlių valdymo sistema registruoja visas prekių gavimo, saugojimo ir išsiuntimo, bei užsakymų gavimo ir įvykdymo operacijas sandėlyje. Be to, ši sistema registruoja tikslią konkrečių atsargų buvimo vietą sandėlyje, valdo visus gyvybiškai svarbius procesus sandėlyje ir yra svarbi pagalbinė transportavimo bei platinimo priemonė padedanti planuoti, suderianti laikus, užsakyti transportą, palaikyti ryšį su muitine ar kitomis valdžios institucijomis. Sistema supaprastina atsargų stebėjimą, mažina užsakymų sudėtingumą ir turimą atsargų kiekį savo sandėliuose, įgalina pasiūlyti aukštesnio lygio paslaugas klientams (lengvai ir greitai užsakomos bei pristatomos atsargos), bei padeda taupyti personalo ir sandėlio darbo kaštus.Veikdama plačiu mastu ji sukuria sinergiją ir skatina veiklos efektyvumą. Saugoti, tvarkyti ir platinti skirti ištekliai gali būti koordinuojami įvairiais būdais, atsižvelgiant į skirtingų tipų srautus, pavyzdžiui, atliekant nevienodų keliems klientams adresuotų užsakymų paėmimą ir konsoliduojant siuntas.

Duomenų bazė

Duomenų bazė – tai vieta, kurioje kaupiami elektroniniai duomenys apie prekes, užsakymus, siuntų keliavimą. Duomenys iš bazės patenka į visas ataskaitų rengimo bei siuntų ir valdymo sistemas.

Jungiamasis ryšys – informacijos pagrindas

Informacija sujungia visas išvardytas sistemas ir suteikia galimybę greitai ja keistis tarp operacinių sistemų bei išvengti pakartotinio duomenų įvedimo. Pagrindas taip pat sukuria sąsają, leidžiančią įvesti logistikos duomenis į klientų sistemas.

Siųsdamas siuntą, siuntėjas kompanijai, kuri vykdys jo užsakymą, nurodo tokias siuntimo sąlygas:

  • siuntinio tipą ir siuntimo sąlygas,
  • kokiu transportu ji turi būti gabenama,
  • kokiu dažnumu jis turi būti informuojamas apie siuntos buvimo vietą,
  • kada siunta turi būti pristatyta gavėjui.

Siuntėjas pasirenka, kokia transporto rūšimi bus gabenamas jo siuntinys: galimi pasirinkimo variantai: automobiliu, lėktuvu, laivu.

Priklausomai nuo siunčiamo krovinio tipo nustatomos siuntimo sąlygos ir prioritetai. Galimi siuntimo prioritetai:

  • I prioritetas – pats aukščiausias – reikia nusiųsti siuntą tą pačią dieną arba kitos dienos pradžioje (priklausomai nuo atstumo),
  • II prioritetas – vidutinio skubumo – siuntimo trukmė 2 – 3 dienos,
  • III prioritetas – paprastas – siuntinys keliauja 6 – 8 dienas.

Atsižvelgiant į siuntos pobūdį, skiriami tokie siuntų tipai:

  • greitai gendantys produktai (pavyzdžiui, maisto prekės),
  • dūžtantys kroviniai (pavyzdžiui, stiklas),
  • kroviniai, reikalaujantys tam tikrų temperatūros sąlygų,
  • paprastas siuntinys.

Siunčiant siuntą, priklausomai nuo jos pobūdžio ar svarbos skiriasi ir jos gabenimo sąlygos. Kaip antai, jei tai gendantis produktas, jam parenkamas pats aukščiausias prioritetas. Nurodomieji pašto kodai pagreitina siuntos pristatymą.

Automatinis informacijos tikrinimas ir nukrypimų fiksavimas

Projektuojama automatinė informavimo apie siuntos lokacijos vietą sistemos dalis pagrįsta tokiu principu: prieš išsiunčiant siuntą, sudaromas kelionės grafikas, atsižvelgiant į kiento nurodymus. Jame turi būti nurodyta, kada ir kur turi būti siuntinys. Visi šie duomenys yra suvedami į duomenų bazę. Keliaujant siuntai, ši duomenų bazė nuolat atnaujinama informacija apie tarpiniuose siuntimo punktuose užfiksuotos siuntos buvimo vietą, laiką bei informacija apie siuntos būklę (pavyzdžiui, jeigu siunčiamas greitai gendantis arba reikalaujantis tam tikros priežiūros produktas). Kuriama programa pagal kliento nurodytą dažnumą (nurodomas valandų skaičius) siunčia tarpiniuose taškuose gautą informaciją iš duomenų bazės į jo mobilųjį telefoną ar elektroninį paštą. Taip siuntėjas žino, kada ir kur yra jo siunta.

2.4. VĖLAVIMŲ NUO GRAFIKO FIKSAVIMAS IR KLIENTO

INFORMAVIMAS

Vėlavimai fiksuojami tokiu būdu: nurodytu dažnumu lyginami kelionės grafiko duomenys: suvesti prieš siunčiant siuntą, su duomenimis atsiųstais iš tarpinių siuntos lokacijos fiksavimo taškų. Jeigu duomenys nesutampa, sužinoma, kad siunta vėluoja ar, kad kažkas su ja atsitiko. Ši informacija, jeigu tik siuntėjas to pageidauja. iš karto siunčiama į jo mobilųjį telefoną ar elektroninį paštą.

IŠVADOS

  • Sukurtos sistemos galimybė sekti siuntas per mobilųjį telefoną leidžia siuntėjui žinoti siuntos buvimovietą ir laiką iš bet kokios vietos ir bet kuriu laiku;
  • siuntėjas pats gali pasirinkti, kaip dažnai nori gauti informaciją į mobilų telefoną;
  • sistema sudaryta iš kelių posistemių, kurios leidžia – valdyti užsakymus, transporto srautus, sandėlius bei pranešimus apie nukrypimus nuo siuntimo grafiko;
  • įmonės darbuotojui automatiškai formuojamas siuntų, kurios jau vėluoja būti pristatytos gavėjui, sąrašas;
  • sistema nereikalauja siuntėjui turėti kompiuterį – užtenka mobiliojo telefono;
  • patogi užsakymo pateikimo galimybė naudojantis internetu neišeinant iš namų;
  • įdiegta duomenų analizės galimybė;
  • sukurtas produktas su nesudėtinga vartotojo sąsaja bei nereikalauja didelių resursų.

 

KAUNO TECHNOLOGIJOS UNIVERSITETAS INFORMATIOS FAKULTETAS KOMPIUTERINIŲ TINKLŲ KATEDRA
N. Baliūtis

Atsiųsti pilną darbą pasto pdf